コロナ禍以降に在宅勤務が広がったことから、気がついたら仕事とプライベートの境目がなくなり「あの件どうなってたっけ？」と、いつも何かが気になっている状態…。「仕事がデキる」と「プライベートの充実」を両立させるためにも、日頃の業務の効率化が重要です。
また業務効率化によって仕事のスピードと質をアップさせるには、時間や場所を問わず適切に情報へアクセスできたり、シームレスに情報共有ができる便利なサポートツールの活用が欠かせません。今回は仕事に役立つツールの中から、スマホで簡単に使えるおすすめアプリをご紹介します。
目次
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1.情報整理が得意なコミュニケーションアプリ「Slack」
▲画像出典：Slack
チームコミュニケーションツールとして一般化してきた「Slack」の最大の特徴といえば、チャンネルを用いた情報整理です。部署やプロジェクトごとに情報やメンバーを分類でき、またそれぞれに容易にアクセスできることが大きなメリットです。
ファイルの共有やオンライン会議の機能、対象を絞り込んでの検索機能、さらに個人登録できるスタンプ機能によってカジュアルなコミュニケーションも可能です。
2.社内コミュニケーションの定番「Microsoft Teams」
▲画像出典：Microsoft Teams
ExcelやPowerPointなどMicrosoft製品をよく利用しているのであれば、同じMicrosoftのコミュニケーションツールである「Microsoft Teams」もおすすめです。
Microsoft365を業務等で利用している場合はMicrosoft Teamsも低価格で自由度高く利用できるプランがあるのは嬉しいポイント。オンライン会議や音声通話なども利用できます。
なお、Microsoftは2024年4月1日（現地時間）に、従来のMicrosoft365からTeamsを分離することを発表しました。これにより実質Teamsの無料プランは終了となり、引き続きTeamsを利用する場合はプランのアップグレードやライセンス追加が必要になります。
3.マルチなタスク管理アプリ「Backlog」
▲画像出典： Backlog
「Backlog」はプロジェクトごとにタスクを管理でき、担当者や期限、進捗状況を一目で把握できる便利な業務管理ツールです。議事録やマニュアルをまとめたWikiの作成も可能。ガントチャート機能、バグの管理もできるので、マーケティングやシステム担当者などにおすすめです。
4.文書作成といえば「Googleドキュメント」
▲画像出典： Google ドキュメント
Googleアカウントを持っていれば基本無料で自由に利用できる「Google ドキュメント」。MicrosoftのWordとの互換性もあり、GoogeドキュメントでWordデータの確認できるだけでなく、Googleドキュメントで作成した文書をWordデータへ変換することも可能。
複数のユーザーがリアルタイムで同時編集することもでき、スマホでサッとドキュメントを作成し編集、URLを共有すれば、オンラインでの共同作業がより捗ります。
5.自由なオンラインノート「Evernote」
▲画像出典：Evernote
「Evernote」は、テキストだけでなく画像や音声などもまとめられるメモアプリです。気になるオンライン上のコンテンツをEvernoteに保存するWebクリッパー機能や検索機能もあり、オンラインに置いた自分だけのノートとして自由に利用できます。
6.写真をPDF化「Microsoft Lens」
▲画像出典：Microsoft Lens
ホワイトボードに書いた手書きの図やテキスト、紙に書いたメモ、オンラインで提出の必要があった書類など、スマホやPCにいますぐ取り込みたい情報は多々あるもの。そんな時に、スマホを手軽なスキャナ代わりに使えるのが「Microsoft Lens」です。
撮影したデータを補正・編集した上でPDFやWord、PowerPointなど選択したファイルで保存してくれる優れもの。Microsoftアカウントでサインインしておけば、Microsoftの個人用クラウドストレージであるOneDriveにも保存できるので、スマホで撮影後、すぐにPCでの確認もできます。
7.外出先で手軽に印刷「かんたんnetprint」
▲画像出典：かんたんnetprint
取引先に行くのに必要書類の印刷を忘れた、スマホで撮影した写真をすぐに印刷して渡したい。そんな外出先での困りごとは、「かんたんnetprint」アプリさえあればすぐに解決します。
アプリから印刷したいファイルを登録し、アプリで表示されるQRコードを「セブン-イレブン」のマルチコピー機でかざせば印刷は完了。全国のセブン-イレブンで、時間問わず対応可能です。
ユーザー登録不要で印刷有効期限が1日の「かんたんnetprint」、ユーザー登録により印刷有効期限が7日になる「netprint」でアプリがそれぞれ分かれているのでご注意を。
8.名刺をデータ管理「Eight」
▲画像出典：Eight
名刺を撮影するだけで氏名や会社名、部署、役職まで正確にデータ化してくれる名刺管理アプリが「Eight」です。データ化した名刺はアプリ上で検索もでき、登録日も反映されるので「あの人、いつ会ったっけ…」というよくある悩みも解決。
またEightユーザー同士であれば、アプリを開いてスマホをかざすだけで名刺交換が完了。QRコードやURLを送ってデジタル名刺を渡すこともできるので、オンラインでの名刺交換もスムーズです。
9.翻訳制度抜群「DeepL」
▲画像出典：DeepL
「DeepL」は、高精度かつ日本語ならではのニュアンスさえも汲んでくれる便利な翻訳アプリです。文書ファイルや画像も読み込んでそのまま翻訳も可能。英語だけでなく他言語対応しており、口語の表現や方言にまで対応してくれます。
翻訳アプリはさまざまありますが、その中でもより自然な言葉に訳すことができる、非常に使い勝手が良いアプリです。
10.複数機能搭載の万能アプリ「Notion」
▲画像出典：Notion
仕事や副業、プライベートまで使い分けができ、その活用の幅が広いことから人気を集めているツールが「Notion」です。
リアルタイムに複数人と共同編集できるドキュメントの作成、社内やチーム内のナレッジをまとめるWiki、仕事やプライベートのタスク管理、気になる記事のクリップ、NotionのAIアシスタント機能を使ったレポートや翻訳など、マルチな利用方法が魅力です。
前述のメモアプリである「Evernote」や定番のドキュメント作成ツール「Googleドキュメント」で作成したデータをCSVなどで一括インポートできるのも嬉しいポイント。
ただし、利用方法が複数あり、さらにテンプレートも豊富なので、まずは自分好みにチューニングするためにもPCで利用・設定がおすすめです。基本の使い方に慣れたら、スマホアプリ版での活用を広げていきましょう。
スマホアプリの活用で業務の効率化もスピードアップ
業務効率のやり方がさまざまあるように、効率化するためのスマホアプリも多種多様にあります。シンプルに直感的にアプリを使いたい派は機能が絞られたアプリを、情報をとにかく1ヶ所にまとめたい派なら複数機能が集まったアプリを選んでみたりと、自分にあったアプリを選ぶことが効率化のカギとなるはずです。
なお、会社から貸与されているスマホにアプリを導入する際は、必ず事前に社内規則等を確認してください。またスマホは気軽にいつでもどこでも使えるからこそ、誰が見ているかわかりません。重要な書類を混雑した電車内で開かない、ドキュメントを共有する際は宛先をダブルチェックするなど注意を払って、さらなる業務効率化を目指しましょう。
文・イラスト：ミズサワカノン 編集：木崎・稗田／なるモ編集部
